Yureicon ry on sitoutunut suojaamaan yksityisyyttäsi sekä henkilökohtaisia tietojasi ja noudattaa henkilötietojesi käsittelyssä eurooppalaisia tietosuojaperiaatteita. Tämä tietosuojaseloste on laadittu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679, GDPR) mukaisesti ja sisältää tietoa siitä, miten Yureicon käsittelee henkilötietoja. Sitä voidaan täydentää ratkaisukohtaisilla tietosuojaselosteilla ja mahdollisilla lisädokumenteilla.

Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot                                                                                                                                                                                                      Yureicon ry (Y-tunnus 3385582-2)                                                                                                                                                                    jesse.lehvila@kolumbus.fi

Tätä rekisteriä hallinoiva henkilö ja ensisijainen yhteyshenkilö                                                                                                                                                      Runar Lunarila                                                                                                                                                                                                                     runar@yureicon.fi

Tietosuojavastaava                                                                                                                                                                                                                                Jesse Lehvilä, puheenjohtaja                                                                                                                                                                                                            Yureicon ry                                                                                                                                                                                                              jesse.lehvila@kolumbus.fi

1. Kerättävät henkilötiedot

Vapaaehtoishakemuksen täyttäneistä ylläpidämme seuraavia tietoja:

• Etu- ja sukunimi
• Sähköpostiosoite
• Puhelinnumero
• Discord-palvelun käyttäjätunnus.
• Tiedot työtehtäviin vaadittavista osaamisista ja pätevyyksistä
• Hakeneen henkilön työtehtävä ja kuvaus työkokemuksesta, sekä siihen liitettävät linkit, sosiaalisen median tilit, portfoliot tai muut vapaamuotoisen hakemuksen taustatiedot.

2. Käsittelyn tarkoitus ja oikeudelliset perusteet

Rekisterissä ylläpidetään tietoja henkilöistä, jotka ovat hakeneet Yureicon 2024 tapahtumaan vapaaehtoisiksi. Kun rekisterinpitäjä ja tämän valtuuttamat henkilöt käsittelevät hakemusten kautta kerättyjä henkilötietoja, sen tarkoituksena on

• Ylläpitää tietoa henkilöistä, jotka ovat halukkaita osallistumaan vapaaehtoistoiminnan työtehtäviin.

• Ilmoittaa hakeneille valintaprosessin etenemisestä, sekä heihin kohdistuvista valinnoista haettujen työtehtävien suhteen.

• Tarvittaessa kerätä lisätietoja henkilöiltä, joiden hakema työtehtävä edellyttää sitä.
• Lähettää tapahtuman jälkeen työtodistus niille työtehtäviin valituille vapaaehtoisille, jotka sen haluavat.

Henkilötietojen käsittely on välttämätöntä, jotta voimme varmistaa kunkin henkilön soveltuvuuden haettuun työtehtävään.           Vapaaehtoishakemusten käsittelyperusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu.

3. Henkilötietojen lähteet ja säilytysaika

Henkilötiedot saadaan hakeneiden syöttäminä tietoina vapaaehtoishakemuksissa, sekä tarvittaessa hakijan toimittamana lisätietona sähköpostin yhteydessä. Tietyissä tapauksissa Yureicon voi kerätä henkilötietoja julkisista rekistereistä ja muista luotettavista ulkoisista lähteistä, kuten viranomaisilta.

Tietoja säilytetään niin kauan, kuin se on tarpeellista tässä selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi.                                              Tiedot poistetaan, kun säilyttäminen ei ole enää tarpeen lain tai kummankaan osapuolen oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi, kuitenkin enintään yhden (1) kalenterivuoden ajan hakemuksen saapumisesta.                                                                                                                         Vapaaehtoisten valintapäätösten jälkeen, henkilöt joita ei olla valittu työvoimaksi, poistetaan rekisteristä henkilötietoineen.                                        Lisäksi, hakemuksen peruuttaneiden henkilöiden tiedot poistetaan rekisteristä heti peruutuspyynnön käsittelyn jälkeen.

4. Henkilötietojen siirtäminen

Yureicon käyttää rekisterin henkilötietoja vain yllämainittuihin omiin sisäisiin käyttötarkoituksiin Suomessa, eikä luovuta näitä tietoja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Tietoja ei myöskään luovuteta kolmansille osapuolille taikka markkinointitarkoituksiin.

5. Rekisteröidyn oikeudet

Henkilöt, jotka ovat hakeneet ja näin ollen ovat lisättyjä tähän rekisteriin, voivat milloin tahansa pyytää Yureiconilta pääsyä henkilötietoihinsa. Yureicon korjaa tai poistaa rekisteröidyn pyynnöstä mahdolliset puutteelliset, virheelliset tai vanhentuneet henkilötiedot. Rekisteröity voi lähettää pyyntönsä Yureicon ry:lle yllämainittuihin yhteystietoihin, jotka löytyvät tämän tietosuojaselosteen kohdassa ‘Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot’.

Mikäli rekisteröity kokee, että joidenkin tietojen käsittely ei ole välttämätöntä, hänellä on oikeus pyytää meitä poistamaan kyseiset tiedot. Pyynnön käsittelyn jälkeen joko poistamme tietosi, tai tiedotamme perustellusti, miksi tietoja ei voida poistaa. Jos rekisteröity on päätöksestä eri mieltä, hänellä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, mikäli hän kokee, että rikomme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä henkilötietojen käsittelyn suhteen. Jos henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa peruuttaa suostumus. Tietyissä olosuhteissa rekisteröidyt voivat myös pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

6. Rekisterin ylläpitojärjestelmä ja suojaus

Kaikki tiedot toimitetaan ja tallennetaan forms.app organisaation servereille EU:n sisällä, joka noudattaa eurooppalaisia tietoturvaperiaatteita ja on suojattu teknisin suojakeinoin. Yureiconin edustajat eivät pääse fyysisesti käsiksi palvelimeen ja vain yhdistyksen puheenjohtajalla on pääsy hallintapaneeliin, jonka kautta tiedot kulkevat. Lisätietoja yhtiön palvelimesta ja suojausperiaatteista löytyy osoitteesta https://forms.app/en/security

Henkilöt, jotka ovat valtuutettuja rekisterin pääsyyn, käsittelevät rekisteröidyn täytettyä lomaketta Googlen omistamassa palvelussa, joka toimii Googlen tietosuojakäytäntöjen mukaisesti. Lisätietoja Googlen tietosuojakäytännöistä löytyy osoitteesta https://policies.google.com/privacy?hl=fi

7. Tietosuojaselosteen päivitykset

Yureicon pyrkii kehittämään sivustoaan, sekä tietosuojausprosessejaan jatkuvasti ja pidättää oikeuden tehdä tähän yksityisyydensuojakäytäntöön muutoksia. Yureicon suosittelee käymään tämän tietosuojaselosteen aika ajoin läpi muutosten varalta. Sovellettavien tietosuojalakien mukaisesti, Yureicon voi ottaa sinuun yhteyttä myös muissa asioissa, jotka ovat liitännäisiä sinun henkilötietojen käsittelyyn.

8. Muut tietosuojaselosteeseen liittyvät asiat

Mikäli sinulla on kysyttävää tai huomioitavaa tämän tietosuojaselosteen sisällöstä, voit ottaa yhteyttä vapaamuotoisella viestillä           runar@yureicon.fi